บทความเผยแพร่ความรู้ ด้านการบริหารจัดการสินค้าคงคลัง 

เรื่อง: การเพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนและการควบคุมสินค้าคงคลัง

ผู้เขียน อ.มงคล พันธุมโกมล ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโลจิสติกส์และโซ่อุปทาน

บทความนี้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ "การเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับการบริหารจัดการสินค้าคงคลังเพื่อการบริหารจัดการโลจิสติกส์" ภายใต้กิจกรรมเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการโลจิสติกส์เพื่อการลดต้นทุนและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน ประจำปีงบประมาณ 2564

---

 เมื่อซื้อวัตถุดิบ ชิ้นส่วน บรรจุภัณฑ์ หรือสินค้าสำเร็จรูปเข้ามาถือครองไว้ในระบบของสถานประกอบการเพื่อการผลิต การประกอบ หรือการขาย เป็นจุดเริ่มต้นของระยะเวลาการจัดเก็บวัตถุดิบหรือสินค้าคงคลัง จนกระทั่งวัตถุดิบ ชิ้นส่วน บรรจุภัณฑ์ หรือสินค้าดังกล่าว ถูกนำไปผลิต แปรรูป และขายออกไปจากระบบของสถานประกอบการ จึงสิ้นสุดระยะเวลาการเก็บวัตถุดิบหรือสินค้าคงคลัง

 

 ระยะเวลาการจัดเก็บวัตถุดิบและสินค้าคงคลัง เป็นผลจากการวางแผนและการปฏิบัติงานร่วมกันตลอดกระบวนการโซ่อุปทาน ตั้งแต่การพยากรณ์ความต้องการของตลาด การพยากรณ์ยอดขาย การวางแผนสินค้าคงคลัง การวางแผนการผลิต การวางแผนความต้องการวัตถุดิบ การวางแผนวัตถุดิบคงคลัง และการวางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบ

 

 อัตราการนำเข้าและการจ่ายออกของวัตถุดิบที่แตกต่างกันทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงของระดับวัตถุดิบคงคลัง หากอัตราการนำเข้ามามากกว่าการจ่ายออกทำให้ปริมาณการจัดเก็บวัตถุดิบมากขึ้นและมีแนวโน้มของระยะเวลาการจัดเก็บนานขึ้นหากอัตราการนำเข้าน้อยกว่าการจ่ายออกทำให้ปริมาณการจัดเก็บวัตถุดิบน้อยลงและมีแนวโน้มของระยะเวลาการจัดเก็บสั้นลงหรือทำให้วัตถุดิบขาด

 

 การวางแผนและการควบคุมระดับของปริมาณวัตถุดิบคงคลังเป็นผลของการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่จัดการนำวัตถุดิบเข้ามาในระบบ(ฝ่ายวางแผนวัตถุดิบและฝ่ายจัดซื้อ) กับหน่วยงานที่นำวัตถุดิบไปใช้งาน (ฝ่ายผลิต)

 

 การวางแผนและการควบคุมระดับของปริมาณสินค้าสำเร็จรูปคงคลังเป็นผลของการปฏิบัติงานของหน่วยงานที่จัดการผลิตสินค้าสำเร็จรูป (ฝ่ายผลิต) และหน่วยงานที่นำสินค้าสำเร็จรูปออกขาย (ฝ่ายขายและฝ่ายจัดการคำสั่งซื้อจากลูกค้า)

 

 การจัดการให้เกิดความสมดุลของระดับวัตถุดิบคงคลังและสินค้าคงคลังทั้งระบบเกิดจากการวางแผนและการควบคุม รวมถึงความสามารถในการปรับเปลี่ยนเมื่อเกิดเหตุการณ์ที่ไม่เป็นไปตามคาดหมาย เพื่อสร้างให้เกิดความสมดุลใหม่ การควบคุมระดับคงคลัง คือ การจัดการให้อยู่ในช่วงระดับที่กำหนดต่ำสุดและสูงสุด (Min-Max) ของวัตถุดิบหรือสินค้าสำเร็จรูปแต่ละชนิด จำเป็นต้องทราบข้อมูลพื้นฐาน 5 ประการ สำหรับการวางแผนและการควบคุม ได้แก่

1. ข้อมูลระดับคงคลังในปัจจุบัน (Current Inventory)

2. ข้อมูลระดับคงคลังสำรองในอนาคตเพื่อความปลอดภัย(Safety Stock)

3. ข้อมูลระยะเวลานำของการเติมวัตถุดิบหรือสินค้าสำเร็จรูป (Lead Time)

4. ข้อมูลพยากรณ์การใช้หรือการขาย (Sales Forecast) และ

5. ข้อมูลปริมาณการเติมวัตถุดิบหรือสินค้าสำเร็จรูปในแต่ละครั้ง (Order Quantity)

 

 ผู้ที่ทำหน้าที่จัดทำแผนและควบคุมระดับคงคลังควรกำหนดความถี่ของการวางแผนและการติดตามให้เหมาะสมกับรอบการเติมวัตถุดิบหรือสินค้าแต่ละชนิด ใช้การคำนวณ Re-Order Point มาวิเคราะห์และเตรียมการสำหรับจังหวะการเติมวัตถุดิบหรือสินค้าในจังหวะที่เหมาะสมเพื่อให้ระดับคงคลังอยู่ในระดับเป้าหมายสอดคล้องกับตัวแปรที่ถูกระบุไว้ในแผน การออกแบบตารางคำนวณ Re-Order Point โดยการเปลี่ยนมุมมองจากการติดตามระดับสินค้าเมื่อถึงระดับที่ต้องสั่งซื้อมาเป็นมุมมองของวันที่ที่ต้องสั่งซี้อโดยตารางคำนวณจะแปลงระดับสินค้าคงคลังให้เป็นวันที่ที่ต้องดำเนินการตามตัวแปรที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า ทำให้เข้าใจว่ายขึ้นสำหรับผู้วางแผนและผู้เกี่ยวข้อง

 

 

 

 การพัฒนาตารางคำนวณ Re-Order Point ใน MS Excel จะช่วยให้ผู้วางแผนสามารถจัดลำดับความสำคัญของสินค้าที่ต้องนำเข้าหรือผลิตเพื่อเติมสินค้าให้อยู่ในระดับเป้าหมายอยู่เสมอ และง่ายต่อการติดตามตรวจสอบสินค้าคงคลังอยู่เป็นประจำ

 

                                  ตัวอย่างตารางคำนวณ Re-Order Point ของสถานประกอบการที่เข้าร่วมโครงการ

 

 การพัฒนาตารางคำนวณ Re-Order Point จะต้องมีความเข้าใจในข้อมูลที่เป็นตัวแปรสำคัญสำหรับการคำนวณ หากมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง จะทำให้การวางแผนมีโอกาสผิดพลาดและอาจมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการส่งมอบสินค้าและต้นทุนด้านการจัดการโซ่อุปทานและโลจิสติกส์ ตารางต่อไปนี้แสดงผลกระทบของอัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงคลังเมื่อมีข้อมูลการวางแผนที่ไม่ถูกต้อง

 

	เมื่อขาดข้อมูลพื้นฐานได้แก่ :	ผลกระทบต่ออัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงคลัง
1	ข้อมูลสถานะระดับสินค้าในปัจจุบัน (Current Stock)	การคำนวณแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบ แผนการผลิต แผนการเติมสินค้าคงคลัง มีโอกาสผิดพลาดทั้งหมด ทำให้ปริมาณคงคลังบางชนิดมากเกินไป และบางชนิดน้อยเกินไปไม่เพียงพอสำหรับการผลิตหรือการขาย
2	ข้อมูลระดับคงคลังสำรอง (Safety Stock)	มีแนวโน้มทั้งด้านการเตรียมคงคลังสำรองมากเกินไป หรืออาจเตรียมคงคลังสำรองน้อยเกินไป เนื่องจากไม่ทราบปริมาณสำรองที่เหมาะสม
3	ข้อมูลระยะเวลาส่งมอบ (Lead Time)	มีแนวโน้มทั้งด้านการเติมสินค้าเร็วเกินไป หรืออาจเติมสินค้าช้าเกินไป เนื่องจากไม่ทราบระยะเวลาส่งมอบ (Lead Time) ที่ถูกต้อง
4	ข้อมูลพยากรณ์ยอดขาย (Sales Forecast)	มีแนวโน้มทั้งด้านการเตรียมสินค้ามากเกินไป หรืออาจเตรียมสินค้าน้อยเกินไป เนื่องจากไม่มีข้อมูลพยากรณ์การใช้หรือการขายที่แม่นยำ
5	ข้อมูลปริมาณเติมสินค้า (Order Quantity)	มีแนวโน้มทั้งด้านการเติมสินค้ามากเกินไป หรืออาจเติมสินค้าน้อยเกินไป เนื่องจากไม่ทราบข้อมูลปริมาณการเติมสินค้าที่เหมาะสม

 

 นอกจากนี้การวัดประสิทธิภาพการถือครองวัตถุดิบหรือสินค้าคงคลังด้วยมิติของระยะเวลาเป็นการเปรียบเทียบปริมาณการถือครองกับปริมาณการใช้หรือการขาย เรียกว่า Inventory Day of Supply หรือ DOS สามารถคำนวณได้โดยการนำข้อมูลปริมาณการจัดเก็บมาหารด้วยปริมาณการใช้ (ในกรณีวัตถุดิบ) หรือหารด้วยปริมาณการขาย (ในกรณีของสินค้าสำเร็จรูป) ผลลัพธ์ที่ได้จะให้คำตอบว่าปริมาณวัตถุดิบที่มีอยู่พอใช้ได้อีกกี่วัน หรือสินค้าสำเร็จรูปที่มีอยู่พอขายได้อีกกี่วัน

 

 สินค้าสำเร็จรูปหรือวัตถุดิบที่จัดเก็บเป็นเวลานานซึ่งสถานประกอบการมักเรียกตามสถานะที่จัดเก็บ เช่น Slow Moving Stock หรือ Dead Stock ขึ้นกับคำจำกัดความของแต่ละแห่ง เช่น บางแห่งกำหนดระยะเวลาเกิน 1 ปี และไม่มีแนวโน้มการขายหรือการใช้อีกจะเรียกว่า Dead Stock หากจัดเก็บมานานเกิน 6 เดือนแต่ไม่เกิน 1 ปี เรียก Slow Moving Stock เป็นต้น

 

 คำจำกัดความที่เหมาะสมสำหรับ Slow Moving Stock ควรจะเป็นระยะเวลาที่เกินจากความคาดหวังของการเติมสต็อกเข้ามาในระบบตั้งแต่แรก เช่น การจัดซื้อวัตถุดิบเข้ามามีความคาดหวังว่าวัตถุดิบชุดนั้นควรจะถูกใช้ไปหมดภายในเวลา 3 เดือน ดังนั้นหากเกิน 3 เดือนน่าจะถือได้ว่าเป็น Slow Moving Stock ส่วน Dead Stock ก็คือสต็อกที่มีแนวโน้มว่าจะไม่ได้ขายหรือไม่ได้ใช้อีกต่อไป Slow Moving Stock ที่ไม่ได้รับการแก้ไขหรือจัดการนำไปใช้หรือขายด้วยวิธีพิเศษ จะกลายเป็น Dead Stock ในที่สุด

 

 สาเหตุของการเกิดสินค้าคงคลังซึ่งมีระยะเวลาการจัดเก็บนานเกินกว่าที่คาดไว้จนเป็น Slow Moving Stock หรือ Dead Stock อาจมาจากหลายสาเหตุ เช่น

- ลูกค้ายกเลิกคำสั่งซื้อ

- จัดเตรียมสินค้าซึ่งไม่ตรงกับความต้องการของลูกค้าเนื่องจากการพยากรณ์ผิดพลาด

- สินค้าที่ผลิตไม่มีคุณภาพตามมาตรฐาน

- การวางแผนโซ่อุปทานไม่มีประสิทธิภาพ การควบคุมระดับคงคลังสำรองและคงคลังรวมไม่เหมาะสม เตรียมไว้มากเกินไป ไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างหน่วยงานที่ดี

 -สินค้าเสียหายหรือมีตำหนิอันเกิดจากปฏิบัติการโลจิสติกส์ ฯลฯ

 

 การจัดการปัญหาเกี่ยวกับ Slow Moving Stock หรือ Dead Stock ต้องใช้กระบวนการพิเศษที่เป็นความร่วมมือระหว่างฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายคลัง ฝ่ายบัญชี และฝ่ายที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เพื่อขาย หรือนำกลับมาใช้ใหม่ หรือบริจาค หรือทำลายทิ้ง เพื่อจัดการสต็อกดังกล่าวออกจากการถือครอง

 

 ในระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพจะต้องประกอบด้วยการวางแผนที่ดีและการควบคุมที่ดีคู่กันไปเสมอ ในกระบวนการวางแผน ได้แก่ การจัดเตรียมสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคตร่วมกัน ส่วนการควบคุม ได้แก่ การติดตามดูผลการดำเนินงานว่ายังอยู่ในวิสัยของแผนหรือไม่ มีความจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนแผนหรือไม่

 

 การวางแผนวัตถุดิบ การวางแผนการผลิต การวางแผนสินค้าคงคลัง การวางแผนการจัดส่ง ให้มีความสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการโซ่อุปทานและโลจิสติกส์ แผนที่ดีย่อมทำให้มีการเริ่มต้นปฏิบัติงานที่ดี จากนั้นอยู่ที่ประสิทธิภาพการดำเนินงานตลอดทั้งกระบวนการ ได้แก่ การจัดซื้อ การผลิต การเตรียมสินค้าคงคลัง และการจัดส่งสินค้าไปให้ลูกค้า ในระหว่างนี้จะต้องมีการตรวจสอบผลการปฏิบัติงาน ตรวจสอบทุกขั้นตอนว่าเป็นไปตามแผนหรือไม่ เช่น จัดซื้อวัตถุดิบเข้าตามที่กำหนดหรือไม่ ผลการผลิตได้ตามปริมาณและตามเวลาที่กำหนดในแผนหรือไม่ ระดับสินค้าคงคลังที่เตรียมไว้ขายลูกค้าอยู่ในระดับที่กำหนดในแผนหรือไม่ และการจัดส่งสินค้าในขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการโลจิสติกส์ ได้ส่งมอบให้กับลูกค้าตรงเวลาและเต็มจำนวนหรือไม่ กระบวนการตรวจสอบนี้เป็นส่วนหนึ่งของการควบคุมทุกขั้นตอนของการปฏิบัติงาน จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ 

 

 ในการติดตามผลการดำเนินงานด้านโซ่อุปทานและโลจิสติกส์ ข้อมูลสำคัญที่สะท้อนให้เห็นสถานะการดำเนินงานตามความเป็นจริงได้ดีที่สุด คือ สถานะของระดับสินค้าคงคลังในปัจจุบันมีความจำเป็นที่ผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องจะต้องติดตามข้อมูลสถานะของระดับคงคลังในปัจจุบันเพื่อประเมินและปรับเปลี่ยนแผนโซ่อุปทานและโลจิสติกส์ให้สอดคล้องกับความต้องการของตลาดดังนั้นสถานประกอบการต้องให้ความสำคัญกับระบบการติดตามข้อมูลสินค้าคงคลังปัจจุบัน โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยเสริมการจัดการข้อมูลสินค้าคงคลังและพัฒนาระบบจัดการให้ข้อมูลสินค้าคงคลังมีความถูกต้องอยู่เสมอ